„Brauchen wir wirklich einen Wartungsvertrag – oder rufen wir einfach an, wenn etwas kaputt ist?“ Diese Frage stellen sich viele kleine Unternehmen, Praxen und Kanzleien. Die Antwort hängt davon ab, wie wichtig Ihre IT für den täglichen Betrieb ist – und was ein Ausfall Sie kosten würde.
Welche Abrechnungsmodelle gibt es?
1. Pauschale pro Arbeitsplatz oder Gerät
Sie zahlen einen festen Monatsbetrag pro PC, Server oder Benutzer. Darin sind definierte Leistungen enthalten, etwa Updates, Virenschutz, Backup-Überwachung und Support. Vorteil: planbare Kosten. Achtung: Prüfen Sie genau, was enthalten ist – und was extra kostet.
2. Stundenkontingent
Sie kaufen ein festes Kontingent an Technikerstunden pro Monat oder Quartal, das für Wartung und Support verwendet wird. Gut geeignet für kleine Umgebungen mit überschaubarem Aufwand.
3. Abrechnung nach Aufwand
Ohne Vertrag zahlen Sie jeden Einsatz einzeln. Das wirkt zunächst günstiger, ist aber im Ernstfall oft am teuersten: Ohne regelmäßige Pflege entstehen Probleme häufiger, und der Dienstleister muss Ihre Systeme erst kennenlernen.
Was sollte ein guter Wartungsvertrag enthalten?
- Regelmäßige Updates für Betriebssysteme, Programme und Firmware
- Virenschutz und Überwachung der IT-Sicherheit
- Monitoring von Servern, Speicherplatz und Backups
- Kontrolle der Datensicherung inklusive Wiederherstellungstests
- Festgelegte Reaktionszeiten bei Störungen
- Dokumentation Ihrer IT-Umgebung (Geräte, Zugänge, Lizenzen)
- Feste Ansprechpartner statt wechselnder Hotline
- Regelmäßige Termine zur Abstimmung, z. B. quartalsweise
Wovon hängen die Kosten ab?
- Anzahl der Arbeitsplätze, Server und Standorte
- Gewünschte Reaktionszeiten und Erreichbarkeit
- Umfang der Leistungen (nur Überwachung oder Rundum-Betreuung)
- Zustand und Alter der vorhandenen IT
- Besondere Anforderungen, etwa Datenschutz in Arztpraxen oder Kanzleien
Tipp: Fragen Sie nicht nur nach dem Monatspreis, sondern auch: Was kostet ein Einsatz, der nicht im Vertrag enthalten ist? Wie hoch sind Anfahrtskosten? Wie schnell reagiert der Dienstleister wirklich?
Wann lohnt sich ein Wartungsvertrag?
Ein Wartungsvertrag lohnt sich fast immer, wenn ein Ausfall Ihrer IT den Betrieb lahmlegt – etwa wenn Mitarbeiter nicht arbeiten können, Patienten warten oder Fristen verstreichen. Rechnen Sie einmal nach: Was kostet Sie ein Tag Stillstand? Oft übersteigt schon ein einziger größerer Ausfall die Jahreskosten eines Wartungsvertrags.
So arbeiten wir bei EDV Exxxpert
Bevor wir ein Angebot machen, analysieren wir Ihre IT vor Ort – kostenlos und unverbindlich. Innerhalb von etwa zwei Werktagen erhalten Sie ein individuelles Angebot, das zu Ihrer Größe und Ihren Anforderungen passt. Unsere Richtpreise – zum Beispiel ab 200 € pro Monat inkl. MwSt. für Einzelpersonen und Kleinunternehmen mit 1–2 Mitarbeitern – finden Sie auf der Seite Preise. Wie der Ablauf genau aussieht, lesen Sie unter IT-Administration & Wartungsverträge.
Fazit
Ein IT-Wartungsvertrag ist keine Versicherung, die man hoffentlich nie braucht – sondern laufende Pflege, die Ausfälle verhindert. Vergleichen Sie Angebote nicht nur nach dem Preis, sondern nach Leistungsumfang, Reaktionszeit und Ansprechpartner. Gerne beraten wir Sie: 089 43588903 oder über das Kontaktformular.
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