Eigener Exchange-Server im Abstellraum, Office-Lizenzen auf jedem PC einzeln und Dateien verteilt auf USB-Sticks und Netzlaufwerke – so sieht die IT in vielen kleinen Unternehmen noch aus. Microsoft 365 verspricht, das alles in einem Paket aus der Cloud zu bündeln. Doch lohnt sich der Umstieg wirklich?
Was ist Microsoft 365?
Microsoft 365 ist ein Abo-Paket, das je nach Tarif Folgendes enthält:
- Exchange Online: geschäftliche E-Mail, Kalender und Kontakte mit Ihrer eigenen Domain
- Teams: Chat, Videokonferenzen und Zusammenarbeit
- OneDrive und SharePoint: Dateien sicher in der Cloud speichern und teilen
- Office-Programme: Word, Excel, Outlook und PowerPoint – je nach Tarif als Desktop-Version
- Sicherheitsfunktionen: etwa Mehrfaktor-Anmeldung und – in höheren Tarifen – Geräteverwaltung
Die Vorteile für kleine Unternehmen
- Kein eigener Mailserver mehr – keine Hardware, keine Server-Updates, kein Ausfallrisiko im Büro
- Arbeiten von überall: im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, auf PC, Laptop und Handy
- Immer aktuelle Office-Versionen ohne Neukauf
- Planbare Kosten pro Benutzer und Monat
- Einfache Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten
Worauf Sie achten sollten
Den richtigen Tarif wählen
Microsoft bietet verschiedene Business-Tarife an – von reiner E-Mail und Cloud-Speicher bis zum Paket mit Desktop-Office und erweiterten Sicherheitsfunktionen. Nicht jeder Mitarbeiter braucht denselben Tarif. Eine gute Beratung spart hier oft bares Geld.
Datenschutz und DSGVO
Für Unternehmen in Deutschland ist der Datenschutz ein wichtiges Thema – besonders in Arztpraxen und Kanzleien. Wichtig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft, sinnvolle Sicherheitseinstellungen und klare Regeln, welche Daten wo gespeichert werden. Lassen Sie sich hier beraten und stimmen Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Backup nicht vergessen
Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit seiner Dienste, aber nicht automatisch für die langfristige Sicherung Ihrer Daten gegen versehentliches Löschen oder Ransomware. Eine zusätzliche Datensicherung für E-Mails und Dateien ist empfehlenswert – mehr dazu unter Backup-Lösungen.
Sicherheits-Tipp: Aktivieren Sie für alle Konten die Mehrfaktor-Anmeldung. Sie verhindert die meisten Angriffe auf E-Mail-Konten – ein gestohlenes Passwort allein reicht dann nicht mehr.
So gelingt der Umstieg ohne Ausfall
- Bestandsaufnahme: Welche Postfächer, Verteiler, Kalender und Dateien gibt es?
- Tarife festlegen und Lizenzen beschaffen
- Migration vorbereiten: Postfächer, Kontakte und Kalender werden übertragen – vom eigenen Exchange-Server oder einem anderen E-Mail-Anbieter
- Umstellung der Domain zu einem ruhigen Zeitpunkt, zum Beispiel abends oder am Wochenende
- Einrichtung der Geräte und kurze Einweisung der Mitarbeiter
- Kontrolle danach: Kommen alle E-Mails an? Funktionieren Handys und Drucker mit Scan-to-Mail?
Fazit: Für wen lohnt sich Microsoft 365?
Für die meisten kleinen Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern lohnt sich der Umstieg – besonders, wenn ein alter eigener Mailserver ersetzt werden muss oder Mitarbeiter mobil arbeiten. Entscheidend sind eine saubere Planung, die richtigen Sicherheitseinstellungen und ein ergänzendes Backup. EDV Exxxpert übernimmt Beratung, Migration und Betreuung – mehr unter Cloud Services & Microsoft 365 oder direkt unter 089 43588903.
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